"Necesito dos azafatas para la feria."
Esa frase, tal cual, está en el origen de la mayoría de los problemas, porque no dice qué tienen que hacer, qué perfil necesitas ni qué nivel de autonomía van a tener.
Cuando no lo defines, el proveedor interpreta. A veces acierta, pero muchas otras no.
Antes de llamar a nadie, responde a estas preguntas, por escrito si hace falta.
¿Qué van a hacer exactamente?
"Atender el stand" se queda corto. Concreta un poco más:
- ¿Van a recibir y filtrar visitas para derivarlas a tus comerciales?
- ¿Van a dar información técnica del producto?
- ¿Van a captar contactos con una tablet en el pasillo?
- ¿Van a servir café y mantener el stand recogido?
- ¿Van a hacer todo lo anterior?
Cada función requiere un perfil distinto. Alguien que filtra visitas muy bien puede pasarlo mal abordando a desconocidos en el pasillo, y viceversa.
Si no tienes claro qué van a hacer, no puedes elegir bien, y el proveedor tampoco.
¿Necesitas idiomas o no?
"Nivel de inglés" no significa nada. Hay gente con un B2 en el título que no puede mantener una conversación fluida, y gente sin título que ha vivido tres años en Londres.
Si tu feria tiene visitantes internacionales, define qué nivel necesitas de verdad:
- Básico: saludar, indicar dónde está el baño, decir "my colleague will help you"
- Conversacional: mantener una charla de 5 minutos, explicar qué hace tu empresa, entender preguntas
- Profesional: negociar, responder objeciones, captar matices
Conxemar recibe visitantes de 110 países, y Navalia, de 35. Si en tu stand solo se habla español, estás perdiendo oportunidades.
Pide al proveedor que acredite el nivel o, mejor aún, haz una llamada de prueba de 5 minutos en el idioma que necesitas. Se nota enseguida.
¿Cuánta supervisión vas a poder dar?
Es una cuestión clave que conviene resolver antes de contratar.
Si vas a estar en el stand todo el tiempo y puedes dirigir el trabajo, puedes permitirte perfiles con menos experiencia: les dices qué hacer, corriges sobre la marcha y resuelves sus dudas.
Si vas a estar entrando y saliendo, en reuniones, o directamente no vas a estar, necesitas gente autónoma, que tome decisiones sin preguntarte cada dos minutos y que sepa improvisar cuando pasa algo raro.
Eso cuesta más, pero si contratas barato y luego no puedes supervisar, el resultado es peor que no contratar a nadie.
¿Qué experiencia tiene el proveedor en esta feria?
La experiencia en ferias en general ayuda, pero cuenta mucho más que el proveedor tenga experiencia en esta feria o en ferias parecidas.
Quien ya conoce el recinto sabe a qué horas se concentran los visitantes, cuándo se satura la zona de carga y conviene llegar antes, qué entrada usar y dónde comer rápido.
Pregunta directamente: "¿Habéis trabajado en esta feria o en otras parecidas? ¿Con qué empresas?"
Si la respuesta es vaga, ten cuidado.
¿Qué pasa si alguien falla?
Es domingo por la noche y la feria empieza el lunes a las 9. Una de las azafatas te escribe: "Lo siento, me ha surgido un imprevisto, mañana no puedo ir".
¿Qué hace el proveedor?
Lo que esperas es que tenga personal de reserva, gente formada y disponible que pueda cubrir con poco margen, y que te llame esa misma noche con una solución para que al día siguiente tengas a alguien en el stand. Si lo único que oyes es "vamos a intentar buscar a alguien", el lunes a las 8 de la mañana seguirás sin saber si vas a tener cobertura.
Pregúntalo antes de contratar: "Si alguien falla el día antes, ¿qué pasa?". La respuesta dice mucho del proveedor.
Lo que cuesta (y lo que vale)
El precio depende del número de personas y de las horas de feria, de los idiomas y la experiencia que pidas y de si necesitas a alguien que coordine al equipo. Si la feria es fuera de tu ciudad, hay que sumar desplazamientos y dietas. En temporada alta los buenos perfiles se reservan pronto, así que cuanta más antelación tengas, mejor.
Conviene ponerlo en relación con lo que ya inviertes en el stand y en el tiempo de tu equipo comercial. Frente a eso, el equipo que atiende el stand es una parte pequeña, y ahorrar en él puede hacer que el resto de la inversión rinda menos.
Lo más práctico es pedir un presupuesto con los datos de la feria.
La pregunta que importa
En definitiva, se trata de decidir qué esperas del equipo. Para pasar ocho horas de pie en un stand vale casi cualquiera. Para filtrar bien y que tus comerciales no pierdan tiempo, detectar al comprador serio entre los curiosos, hablar con propiedad cuando alguien pregunta y representar a tu empresa como lo harías tú, hace falta selección, formación y experiencia, y eso cuesta un poco más.
Decide qué necesitas y contrata en consecuencia.
Hemos trabajado con equipos en Navalia, Mindtech y ferias industriales de IFEVI y ExpoCoruña. Si necesitas gente para tu próximo stand, escríbenos con las fechas y lo que buscas, y te mandaremos perfiles concretos.
