Hay que decirlo desde el principio: externalizar la recepción no conviene a todas las empresas.
Si tienes una recepcionista de confianza que lleva años contigo, conoce a todos los clientes por su nombre y nunca falla, no tiene sentido cambiarla por un servicio externo.
Pero si estás leyendo esto, probablemente no sea tu caso y te encuentres en alguna de estas situaciones:
- Tu recepcionista se va y no quieres volver a pasar por el proceso de selección
- Tienes un puesto a media jornada que es difícil de cubrir
- Las vacaciones y las bajas te dejan sin cobertura varias semanas al año
- Has crecido y necesitas recepción, pero no quieres ampliar plantilla ahora mismo
Si alguna de estas te suena, sigue leyendo.
Qué es (y qué no es) externalizar la recepción
Externalizar significa que una empresa externa se encarga de cubrir el puesto con su propio personal. Tú defines qué necesitas y el proveedor selecciona, contrata, forma y gestiona a la persona.
Una ETT funciona de otra manera. Con una ETT, el trabajador está en tu día a día y tú diriges su trabajo. Si hay problemas, los gestionas tú. En un servicio externalizado, la gestión es del proveedor: si alguien no funciona, llamas y lo cambian, y si hay una baja, ellos ponen a un sustituto.
La calidad debería ser la misma. Un buen proveedor selecciona perfiles profesionales, los forma en tus protocolos y los supervisa. El resultado debería ser igual o mejor que con una contratación directa.
Las ventajas reales
Cobertura garantizada. Es la principal ventaja. En vacaciones, bajas o renuncias, el proveedor cubre el puesto. No tienes que buscar sustituto, ni formar a nadie de urgencia, ni quedarte con el puesto vacío dos semanas.
Flexibilidad. Si solo necesitas cubrir las mañanas o tres días a la semana, o quieres ampliar en temporada alta y reducir después, con contratación directa es complicado, mientras que con un servicio externo basta con una llamada.
Menos gestión. Las nóminas, los seguros sociales, las vacaciones y los conflictos los lleva el proveedor. Tú solo supervisas que el servicio funcione.
Prueba sin compromiso. Si no estás seguro de necesitar recepción fija, puedes empezar con un servicio externo unos meses y decidir después.
Las desventajas
Menos control directo. La persona no es de tu plantilla. Las instrucciones del día a día se canalizan a través del proveedor, que es con quien tiene la relación laboral. Si quieres que alguien se sienta "parte del equipo", esto es una barrera.
Posible rotación. Depende del proveedor. Los buenos mantienen a la misma persona en tu empresa mientras funcione. Los malos la cambian cada pocos meses y cada vez tienes que volver a explicarlo todo.
Coste algo mayor. Si comparas el salario bruto de un empleado directo con el coste del servicio, el servicio parece más caro. Pero esa comparación es engañosa, porque no incluye la seguridad social, la gestión de bajas, el coste de selección ni el tiempo de formación. Cuando lo sumas todo, la diferencia es menor, y a veces incluso sale más barato externalizar.
Dependencia del proveedor. Si el proveedor es malo y quieres cambiar, pasarás por un periodo de transición incómodo. Elige bien desde el principio.
Qué preguntar antes de contratar
Cinco preguntas que te van a dar información real:
¿Qué pasa si la persona asignada no encaja? Respuesta buena: "La cambiamos en X días sin coste". Respuesta mala: "Eso no suele pasar".
¿Cómo gestionáis las bajas imprevistas? Respuesta buena: "Tenemos personal de reserva formado y en menos de 24 h hay sustituto". Respuesta mala: "Hacemos lo que podemos".
¿Quién será mi contacto? Respuesta buena: un nombre y un teléfono directo. Respuesta mala: "El departamento de atención al cliente".
¿Podéis enseñarme perfiles antes de empezar? Respuesta buena: "Sí, te mandamos currículos y puedes entrevistarlos si quieres". Respuesta mala: "Confía en nosotros".
¿Qué empresas similares a la mía tenéis como clientes? Respuesta buena: nombres concretos y permiso para contactar con ellas. Respuesta mala: "Muchas, pero son confidenciales".
Cómo se calcula el coste
El precio depende de las horas de cobertura que necesites, de si es a jornada completa o a media jornada y de los idiomas y la experiencia que pidas a la persona. Suele incluirlo todo: salario, seguros, gestión y sustituciones.
Para compararlo con contratar en plantilla no basta con mirar el salario. Hay que sumar la seguridad social, la gestión de vacaciones y bajas, las sustituciones, la selección cuando alguien se va y las semanas sin cobertura. Con todo eso sobre la mesa, la diferencia suele ser menor de lo que parece.
Lo más práctico es pedir un presupuesto con tu horario y tus necesidades, y hacer las cuentas con todos los factores antes de decidir.
¿Te compensa o no?
La decisión suele ser clara cuando lo piensas en estos términos.
Externalizar tiene sentido si el problema es la gestión, es decir, si lo que te pesa es cubrir bajas, buscar sustitutos, organizar vacaciones o repetir procesos de selección cada vez que alguien se va.
No tiene tanto sentido si el problema es el coste. Si tu principal preocupación es pagar lo mínimo posible, la contratación directa suele ser más barata (aunque la diferencia es menor de lo que parece).
Y si lo que quieres es alguien que forme parte del equipo, que crezca contigo y que vaya a la cena de Navidad, contrata directamente. Eso no lo da un servicio externo.
Para quién tiene sentido
Suele encajar en asesorías que necesitan a alguien de 9 a 14, en empresas industriales que quieren cobertura completa y en despachos que solo necesitan refuerzo cuando su recepcionista está de baja. En todos los casos, lo que se busca es resolver la recepción sin añadir gestión al día a día.
Si es tu caso y estás en Galicia, podemos hablar. Te contamos cómo lo haríamos y cuánto costaría, sin compromiso y sin venderte lo que no necesitas.
