En octubre de 2024, Conxemar cerró con 27.080 visitantes de 110 países y más de 750 expositores. Los 37.000 metros cuadrados de IFEVI estaban agotados y había lista de espera.
El expositor medio dedica meses a preparar el producto, negociar con compradores y diseñar el stand, pero muchos dejan para las últimas semanas una decisión importante: quién va a estar allí.
Además del equipo comercial, hace falta gente que reciba a los visitantes, que filtre, que reponga catálogos o que atienda al comprador japonés que no habla español.
En este artículo repasamos los perfiles que necesitas en una feria industrial y cómo calcular cuántas personas contratar.
El coste de equivocarte
El stand, el viaje y el tiempo de tus comerciales cuestan mucho dinero. Poner ahí a gente que no sabe qué hacer, o no poner suficiente, es tirar parte de esa inversión.
Los cuatro perfiles que funcionan
En las ferias industriales de Galicia en las que hemos trabajado, estos son los perfiles que mejor funcionan:
1. Filtro cualificado
Su trabajo consiste en hablar primero con quien se acerca, detectar si es un cliente potencial, la competencia o un curioso, y derivarlo o despedirlo con amabilidad.
Un buen filtro libera a tus comerciales para que hablen solo con quien importa. En una feria grande de tres días, eso se nota en el número de reuniones útiles que salen del stand.
Perfil: alguien con facilidad de conversación, que entienda mínimamente tu sector (o pueda aprenderlo en un briefing de 2 horas) y que no tenga miedo a preguntar "¿en qué puedo ayudarle?".
2. Apoyo en el stand
Su trabajo es que no falten catálogos, tarjetas, agua, café ni muestras, que la mesa esté recogida y que alguien se ocupe de los paquetes que lleguen a mitad de feria.
Parece una tarea menor, pero si tu comercial tiene que ir a buscar folletos en mitad de una conversación, la corta y pierde el ritmo, que en una feria es fundamental.
Perfil: alguien organizado y discreto, que no necesite instrucciones cada 10 minutos.
3. Idiomas
Si tu feria tiene visitantes internacionales (Conxemar recibe gente de 110 países), necesitas a alguien que hable inglés con soltura, no con un "nivel medio".
Según tu mercado, también puede hacer falta portugués para compradores de Brasil y Portugal, francés para el África francófona o alemán si trabajas con distribuidores centroeuropeos.
Perfil: nivel acreditado o demostrable. Si tienes dudas, pide una llamada de prueba.
4. Coordinador de stand
Solo si tienes un stand grande (más de 50 m²) o varios perfiles externos. Su trabajo es que todo el mundo sepa qué hacer, gestionar los turnos y resolver problemas sin que tengas que intervenir tú.
Perfil: alguien con experiencia real en ferias, que haya coordinado equipos antes y que sepa improvisar.
Cuántas personas necesitas
No hay una fórmula exacta, pero sí referencias que funcionan:
| Tamaño de stand | Personal de apoyo | Notas |
|---|---|---|
| Hasta 20 m² | 1–2 personas | Más tu equipo comercial. Pueden rotar funciones. |
| 21–50 m² | 2–3 personas | Idealmente un filtro y un apoyo. Si hay idiomas, suma uno. |
| 51–100 m² | 3–5 personas | Aquí ya necesitas coordinador, aunque sea a tiempo parcial. |
| Más de 100 m² | 5 o más personas | Coordinador dedicado, turnos claros y plan B para bajas. |
Importante: estas cifras son para el pico. La gente llega en oleadas, sobre todo a primera hora y después de comer. Si calculas para el flujo medio, te quedarás corto justo cuando más lo necesitas.
Una pregunta que conviene hacer
Cuando contactes con proveedores de personal, hay una pregunta que ayuda mucho a distinguir a los buenos:
"¿Habéis trabajado antes en esta feria?"
Si la respuesta es sí, ganas mucho:
- Conocen la sede (dónde están los baños, dónde se come, dónde hay cobertura)
- Tienen claros los horarios reales, no los del programa
- Ya han tratado con el personal de seguridad, de limpieza y de montaje
- Saben qué problemas suelen surgir y cómo resolverlos
Eso no se aprende en un briefing, sino trabajando allí.
El briefing que funciona
Una vez contratado el personal, tiene que saber qué hacer.
Un briefing eficaz cubre:
- Qué hace tu empresa (en dos minutos, no la historia completa)
- Qué vendes en esta feria (producto concreto, no "soluciones integrales")
- Quién es cliente y quién no (perfil del comprador ideal y señales de que alguien no lo es)
- Qué hacer en cada situación (a un interesado se le deriva al comercial X, a la competencia se la despide con una sonrisa y de un proveedor se anota el contacto)
- Logística (dónde está el material, cómo se repone, quién tiene las llaves, horarios de descanso)
Hazlo antes de la feria, no el primer día a las 8 de la mañana con todo el mundo nervioso.
Tres errores habituales
Contratar el jueves para una feria que empieza el martes.
El buen personal se reserva con semanas de antelación. Si llamas a última hora, te quedas con quien esté libre, que no siempre es el perfil que buscabas.
No dar contexto.
"Estate en el stand y atiende" es demasiado vago para servir de instrucción. Si no explicas qué quieres, no puedes quejarte del resultado.
Ignorar la opinión del equipo.
El personal de stand ve cosas que tú no ves: qué preguntan los visitantes, qué no entienden, qué les sorprende. Si no les preguntas, pierdes información que vale dinero.
Qué influye en el precio
El coste depende sobre todo del número de personas y de las horas de feria. También influyen los idiomas y la experiencia de cada perfil, y si necesitas a alguien que coordine al equipo. Si la feria no es local, hay que sumar desplazamientos y dietas. En temporada alta cuesta más encontrar buenos perfiles, así que cuanta más antelación tengas, más fácil será cerrar el equipo que quieres.
Lo más práctico es pedir un presupuesto cerrado con los datos de la feria. Así comparas de verdad y evitas sorpresas en la factura.
Para terminar
Conxemar, Navalia, Mindtech y las ferias industriales de IFEVI están llenas y con lista de espera.
Si vas a invertir en exponer, invierte también en el equipo que te representa. No es el mayor gasto de la feria, pero puede marcar la diferencia en el resultado.
Si expones en Galicia y necesitas personal, escríbenos. Hemos trabajado en ferias como Navalia y en eventos industriales en IFEVI, Palexco y ExpoCoruña. Conocemos las sedes, sus horarios y los problemas habituales, y trabajamos con gente que repite con nosotros porque quiere.
