Imaxina 200 persoas chegando á vez a tres mesas de acreditación, cunha persoa en cada mesa e un tempo medio de rexistro de 45 segundos.
Fai as contas: 200 persoas ÷ 3 mesas = 67 persoas por mesa. A 45 segundos cada unha, o último en chegar agarda 50 minutos de cola.
Son 50 minutos de pé antes de que o evento empece, e unha primeira impresión arruinada.
A tecnoloxía non abonda
Podes ter o mellor software de acreditacións do mercado e aínda así ter cola se non hai suficientes puntos de rexistro, se a xente non sabe a que mesa ir ou se alguén cun problema bloquea unha mesa durante 3 minutos.
O control de accesos é, ante todo, unha cuestión de fluxo.
As ferramentas axudan, pero o que determina se funciona ou non é como organizas o espazo, canta xente poñes e que pasa cando algo falla.
Como calcular o persoal necesario
A maioría dos organizadores calcula así: "somos 300 persoas, con 3–4 en acreditacións imos ben". E logo sorpréndense cando se forma a cola.
O correcto é facelo ao revés e empezar polo pico de chegadas:
Canta xente chega na primeira media hora? Na maioría dos eventos, entre o 50% e o 70% dos asistentes chega nos primeiros 30–40 minutos.
Canto tarda cada rexistro? Depende do sistema. Con QR e escáner rápido, 10–20 segundos. Con busca en lista e entrega de materiais, 40–60 segundos. Cunha acreditación que hai que imprimir no momento, 90 segundos ou máis.
Fai a división. Se esperas 200 persoas en 30 minutos e cada rexistro tarda 45 segundos, precisas procesar 200 × 45 = 9.000 segundos de traballo en 1.800 segundos reais. Iso son 5 puntos de rexistro funcionando sen parar.
Engade marxe. Suma un 20–30% extra para descansos, incidencias e xente que tarda máis da conta.
No exemplo, 5 puntos + 30% = 6–7 persoas en acreditación durante o pico.
Os tres sistemas e cando usar cada un
Lista en papel ou tableta con busca manual
Cando: eventos pequenos (menos de 80 persoas) nos que non queres complicarte con tecnoloxía ou nos que a conexión a internet non é fiable.
Tempo por rexistro: 40–60 segundos.
Risco: erros de transcrición, lentitude se a lista é longa e dificultade para actualizala en tempo real.
QR individual con escáner
Cando: eventos medianos e grandes nos que podes enviarlles a entrada aos asistentes con antelación.
Tempo por rexistro: 10–20 segundos.
Risco: dependes de que o asistente traia o QR (impreso ou no móbil). Sempre hai un 5–10% que non o trae ou non o atopa.
Acreditación previa (recollida o día anterior ou envío por correo)
Cando: congresos de varios días e eventos nos que os asistentes chegan de viaxe e teñen tempo de pasar a recoller a acreditación antes.
Tempo por rexistro o día do evento: case cero. Só comprobas que levan a acreditación.
Risco: loxística previa máis complexa e custo de envío se a mandas por correo.
Para eventos grandes, o ideal é combinar o QR como sistema principal con 1–2 puntos específicos para incidencias (xente sen QR, cambios de última hora, problemas técnicos).
A zona de incidencias
En todo evento hai unha porcentaxe de xente con problemas:
- Non aparece na lista (pero xura que se rexistrou)
- Cambiou de correo e o QR chegoulle ao antigo
- É acompañante de alguén que si está rexistrado
- É prensa, vip ou poñente e non debería facer a cola normal
- Ten unha acreditación especial que ninguén sabe como xestionar
Se estes casos se resolven na cola normal, bloquean o fluxo. Unha incidencia de 3 minutos son 4–6 persoas que non avanzan.
A solución é unha mesa de incidencias separada fisicamente do fluxo principal, atendida por alguén con acceso ao sistema completo e autoridade para tomar decisións.
En eventos de máis de 150 persoas, esta mesa é imprescindible.
A sinalización, obvia pero esquecida
A xente que chega a un evento non sabe onde ir, aínda que lle mandases un correo con instrucións ou estivese o ano pasado.
O que funciona:
- Un cartel visible desde a entrada que indique a zona de acreditacións
- Colas ben separadas se hai varias (por apelido, por tipo de entrada, incidencias)
- Persoal no fluxo, non só nas mesas, que detecte quen parece perdido e o oriente antes de que pregunte
O que non funciona:
- Folios A4 pegados con celo
- Carteis á altura dos ollos cando hai 50 persoas diante que os tapan
- Dar por feito que a xente vai ler algo
O erro máis caro
Abrir as acreditacións ás 8:55 cando o evento empeza ás 9:00.
Se o fas, vas ter cola, dá igual o sistema que uses ou canta xente poñas.
Abre cun mínimo de 30 minutos de marxe sobre o inicio real e, se podes, con 45–60 minutos. Así, quen chega cedo entra sen agardar e quen chega xusto atopa o fluxo xa en marcha.
Non custa diñeiro, só require que ti e o teu equipo esteades listos antes.
Lista de comprobación rápida
Antes do teu próximo evento, revisa estas preguntas:
- Calculei o pico de chegada e teño persoal suficiente para absorbelo?
- Hai un punto de incidencias separado do fluxo principal?
- A sinalización vese desde a entrada, mesmo con xente diante?
- Abro as acreditacións con polo menos 30 minutos de marxe?
- Teño un plan B se o sistema principal falla (lista de respaldo, móbil con datos)?
Se algunha resposta é non, corríxeo antes do evento, non cando xa empezase.
Xestionamos accesos en congresos de 400 persoas no Palacio de Congresos de Santiago, en xornadas corporativas en IFEVI e en eventos institucionais en Vigo. Se tes un evento en Galicia e queres asegurarte de que a entrada non sexa un colo de botella, podemos encargarnos.
