"Preciso dúas azafatas para a feira."
Esa frase, tal cal, está na orixe da maioría dos problemas, porque non di que teñen que facer, que perfil precisas nin que nivel de autonomía van ter.
Cando non o defines, o provedor interpreta. Ás veces acerta, pero moitas outras non.
Antes de chamar a ninguén, responde a estas preguntas, por escrito se fai falta.
Que van facer exactamente?
"Atender o stand" queda curto. Concreta un pouco máis:
- Van recibir e filtrar visitas para derivalas aos teus comerciais?
- Van dar información técnica do produto?
- Van captar contactos cunha tableta no corredor?
- Van servir café e manter o stand recollido?
- Van facer todo o anterior?
Cada función require un perfil distinto. Alguén que filtra visitas moi ben pode pasalo mal abordando descoñecidos no corredor, e viceversa.
Se non tes claro que van facer, non podes elixir ben, e o provedor tampouco.
Precisas idiomas ou non?
"Nivel de inglés" non significa nada. Hai xente cun B2 no título que non pode manter unha conversa fluída, e xente sen título que viviu tres anos en Londres.
Se a túa feira ten visitantes internacionais, define que nivel precisas de verdade:
- Básico: saudar, indicar onde está o baño, dicir "my colleague will help you"
- Conversacional: manter unha charla de 5 minutos, explicar que fai a túa empresa, entender preguntas
- Profesional: negociar, responder obxeccións, captar matices
Conxemar recibe visitantes de 110 países, e Navalia, de 35. Se no teu stand só se fala español, estás perdendo oportunidades.
Pide ao provedor que acredite o nivel ou, mellor aínda, fai unha chamada de proba de 5 minutos no idioma que precisas. Nótase axiña.
Canta supervisión vas poder dar?
É unha cuestión clave que convén resolver antes de contratar.
Se vas estar no stand todo o tempo e podes dirixir o traballo, podes permitirte perfís con menos experiencia: dislles que facer, corrixes sobre a marcha e resolves as súas dúbidas.
Se vas estar entrando e saíndo, en reunións, ou directamente non vas estar, precisas xente autónoma, que tome decisións sen preguntarche cada dous minutos e que saiba improvisar cando pasa algo raro.
Iso custa máis, pero se contratas barato e logo non podes supervisar, o resultado é peor que non contratar a ninguén.
Que experiencia ten o provedor nesta feira?
A experiencia en feiras en xeral axuda, pero conta moito máis que o provedor teña experiencia nesta feira ou en feiras parecidas.
Quen xa coñece o recinto sabe a que horas se concentran os visitantes, cando se satura a zona de carga e convén chegar antes, que entrada usar e onde comer rápido.
Pregunta directamente: "Traballastes nesta feira ou noutras parecidas? Con que empresas?"
Se a resposta é vaga, ten coidado.
Que pasa se alguén falla?
É domingo pola noite e a feira empeza o luns ás 9. Unha das azafatas escríbeche: "Síntoo, xurdiume un imprevisto, mañá non podo ir".
Que fai o provedor?
O que esperas é que teña persoal de reserva, xente formada e dispoñible que poida cubrir con pouca marxe, e que te chame esa mesma noite cunha solución para que ao día seguinte teñas a alguén no stand. Se o único que oes é "imos intentar buscar a alguén", o luns ás 8 da mañá seguirás sen saber se vas ter cobertura.
Pregúntao antes de contratar: "Se alguén falla o día antes, que pasa?". A resposta di moito do provedor.
O que custa (e o que vale)
O prezo depende do número de persoas e das horas de feira, dos idiomas e a experiencia que pidas e de se precisas a alguén que coordine o equipo. Se a feira é fóra da túa cidade, hai que sumar desprazamentos e axudas de custo. En tempada alta os bos perfís resérvanse pronto, así que canta máis antelación teñas, mellor.
Convén poñelo en relación co que xa investes no stand e no tempo do teu equipo comercial. Fronte a iso, o equipo que atende o stand é unha parte pequena, e aforrar nel pode facer que o resto do investimento renda menos.
O máis práctico é pedir un orzamento cos datos da feira.
A pregunta que importa
En definitiva, trátase de decidir que esperas do equipo. Para pasar oito horas de pé nun stand vale case calquera. Para filtrar ben e que os teus comerciais non perdan tempo, detectar o comprador serio entre os curiosos, falar con propiedade cando alguén pregunta e representar a túa empresa como o farías ti, fai falta selección, formación e experiencia, e iso custa un pouco máis.
Decide que precisas e contrata en consecuencia.
Traballamos con equipos en Conxemar, Navalia, Mindtech e feiras industriais de IFEVI e ExpoCoruña. Se precisas xente para o teu próximo stand, escríbenos coas datas e o que buscas, e mandarémosche perfís concretos.
