Imaxina un congreso médico en Santiago. É venres, son as 17:40 e hai 340 asistentes agardando a ponencia de clausura cando o proxector da sala principal deixa de funcionar.
O técnico da sede non colle o teléfono, o organizador está atendendo os patrocinadores noutra sala e a poñente agarda no atril.
Se tes coordinador, sabe a quen máis avisar na sede para que o técnico chegue canto antes, tranquiliza a poñente, pide ao persoal de sala que informe os asistentes e só busca o organizador se hai que decidir algo, como atrasar a clausura. Se non o tes, tócache a ti, ou non se encarga ninguén e 340 persoas quedan mirando unha pantalla en negro mentres alguén busca un número de teléfono.
Un coordinador de eventos está aí para que os problemas non cheguen ata ti, algo que vai bastante máis alá de "axudar coa organización".
A confusión vén de que o título se usa para todo. Hai ofertas con ese nome que en realidade buscan alguén para colocar cadeiras, e hai postos nos que se dirixe un equipo de 15 persoas durante varios días.
O traballo real
O coordinador non organiza o evento, iso xa o fixeches ti ou a túa axencia. O seu traballo é que o plan se cumpra o día do evento, co persoal no seu sitio e a información circulando entre a organización, os provedores e o equipo.
Dirixe o persoal. Se tes azafatas, auxiliares ou persoal de acreditación, alguén ten que asegurarse de que cada un está no seu posto, sabe que ten que facer e ten cubertas as quendas e os descansos. É o centro do seu traballo.
Leva o cronograma á práctica. O teu cronograma di "16:00: pausa café". Para o coordinador, iso significa ter o persoal colocado para orientar os asistentes cara ao vestíbulo, comprobar co catering que todo vai en hora e avisar a quen corresponda se hai atraso.
Fai de enlace. Nun evento hai moitos provedores falando con moita xente da túa empresa, e iso xera confusión, decisións contraditorias e recados que se perden. O coordinador é o punto de contacto entre a organización, os provedores e o persoal, de xeito que cada aviso chega a quen ten que chegar e a ti só che chega o que precisa a túa atención.
Resolve sen escalar. A maioría dos problemas dun evento son pequenos: un poñente que non atopa a sala, un posto que queda sen cubrir ou unha sala co aire acondicionado demasiado forte. O coordinador resolve o que está en mans do seu equipo, avisa a sede ou o provedor que corresponda no demais e só che pasa o que de verdade require que decidas ti.
Cando o precisas
Non sempre fai falta. Hai eventos que podes xestionar ti sen problema.
Probablemente non o precisas se:
- É un evento interno con menos de 30 persoas
- Dura menos de 4 horas
- Só hai un provedor externo (ou ningún)
- Podes estar pendente da operativa sen descoidar os asistentes
Probablemente si o precisas se:
- Hai máis de 80 asistentes
- Dura máis dun día
- Traballan tres ou máis provedores á vez
- Tes que facer de anfitrión e non podes estar resolvendo problemas
- O custo de que algo saia mal é alto (evento con clientes importantes, prensa ou institucións)
No fondo, o criterio é sinxelo: podes permitirte estar pendente das incidencias cando deberías estar falando co director xeral que veu de Madrid?
Como saber se o que tes diante é bo
Hai tres sinais que axudan.
1. Fáiche preguntas incómodas.
Un coordinador pouco preparado di "vale, perfecto" a todo. Un bo pregunta que pasa se o poñente cancela, quen ten a chave da sala de prensa ou se hai plan B para o catering se chove e non se pode usar a terraza.
Se na reunión previa non te fai pensar en cousas que non consideraras, mal asunto.
2. Coñece a sede.
Hai cousas que non veñen en ningún documento: onde están os enchufes que funcionan, canto tarda de verdade o montacargas ou por que porta se entra antes de que abra o recinto.
Un coordinador que xa traballou nesa sede ten vantaxe. Un que traballou en moitas sabe que preguntar cando chega a unha nova.
3. Pode darche referencias concretas.
Non vale con "coordinei moitos eventos". Ten que ser algo concreto, como "coordinei o congreso X en 2023, con 400 asistentes e tres días de duración. Fala con Y se queres que che conte como foi".
Se non quere dar referencias, ou só as dá vagas, desconfía.
O que debería incluír o servizo
Se contratas coordinación externa, asegúrate de que o orzamento inclúe:
- Reunión previa (non o mesmo día do evento)
- Cronograma operativo (o documento interno con responsables e teléfonos, non o programa para os asistentes)
- Presenza completa (desde antes do inicio ata despois do peche)
- Informe posterior (que pasou, que incidencias houbo, que se pode mellorar)
Se falta algún, pregunta por que ou busca outro provedor.
O custo de non telo
As empresas invisten cada vez máis en eventos porque dan resultado: xeran contactos, axudan a pechar vendas e reforzan a imaxe de marca. Un evento que sae mal consegue xusto o contrario, e moitas veces "saír mal" non significa un desastre evidente, senón unha suma de pequenos fallos que deixan mal sabor de boca: a cola para entrar, o micro que non funcionaba, o poñente que empezou tarde, o catering que se acabou.
O que custa un coordinador depende das horas e os días do evento, da experiencia que se lle pida e do tamaño do equipo que teña que dirixir. Tamén inflúen os desprazamentos e dietas, se as datas caen en tempada alta e a antelación coa que o reserves. En calquera caso, adoita ser unha parte pequena do que xa investiches no evento. O máis práctico é pedir un orzamento cos datos do evento.
Unha última cousa
Quen manda es ti. O coordinador executa para que poidas dedicarte ao importante: os asistentes, os contidos e as relacións.
Se acabas un evento pensando "menos mal que estaba [nome do coordinador]", contrataches ben. Se acabas pensando "tiven que estar pendente de todo eu", a coordinación non funcionou.
Traballamos en eventos en toda Galicia. Se precisas coordinación de persoal para un congreso, unha xornada corporativa ou calquera evento en Vigo, Santiago, A Coruña ou arredores, podemos falar. Coñecemos as sedes e os problemas habituais, e sabemos cando hai que chamarte e cando resolvelo sen molestarte.
