Hai que dicilo desde o principio: externalizar a recepción non lles convén a todas as empresas.
Se tes unha recepcionista de confianza que leva anos contigo, coñece todos os clientes polo seu nome e nunca falla, non ten sentido cambiala por un servizo externo.
Pero se estás lendo isto, probablemente non sexa o teu caso e te atopes nalgunha destas situacións:
- A túa recepcionista vaise e non queres volver pasar polo proceso de selección
- Tes un posto a media xornada que é difícil de cubrir
- As vacacións e as baixas déixante sen cobertura varias semanas ao ano
- Creciches e precisas recepción, pero non queres ampliar o cadro de persoal agora mesmo
Se algunha destas che soa, segue lendo.
Que é (e que non é) externalizar a recepción
Externalizar significa que unha empresa externa se encarga de cubrir o posto co seu propio persoal. Ti defines que precisas e o provedor selecciona, contrata, forma e xestiona a persoa.
Unha ETT funciona doutro xeito. Cunha ETT, o traballador está no teu día a día e ti diriges o seu traballo. Se hai problemas, xestiónalos ti. Nun servizo externalizado, a xestión é do provedor: se alguén non funciona, chamas e cámbiano, e se hai unha baixa, eles poñen un substituto.
A calidade debería ser a mesma. Un bo provedor selecciona perfís profesionais, fórmaos nos teus protocolos e supervísaos. O resultado debería ser igual ou mellor que cunha contratación directa.
As vantaxes reais
Cobertura garantida. É a principal vantaxe. En vacacións, baixas ou renuncias, o provedor cobre o posto. Non tes que buscar substituto, nin formar a ninguén de urxencia, nin quedar co posto baleiro dúas semanas.
Flexibilidade. Se só precisas cubrir as mañás ou tres días á semana, ou queres ampliar en tempada alta e reducir despois, con contratación directa é complicado, mentres que cun servizo externo abonda cunha chamada.
Menos xestión. As nóminas, os seguros sociais, as vacacións e os conflitos lévaos o provedor. Ti só supervisas que o servizo funcione.
Proba sen compromiso. Se non estás seguro de precisar recepción fixa, podes empezar cun servizo externo uns meses e decidir despois.
As desvantaxes
Menos control directo. A persoa non é do teu cadro de persoal. As instrucións do día a día canalízanse a través do provedor, que é con quen ten a relación laboral. Se queres que alguén se sinta "parte do equipo", isto é unha barreira.
Posible rotación. Depende do provedor. Os bos manteñen a mesma persoa na túa empresa mentres funcione. Os malos cámbiana cada poucos meses e cada vez tes que volver explicalo todo.
Custo algo maior. Se comparas o salario bruto dun empregado directo co custo do servizo, o servizo parece máis caro. Pero esa comparación é enganosa, porque non inclúe a seguridade social, a xestión de baixas, o custo de selección nin o tempo de formación. Cando o sumas todo, a diferenza é menor, e ás veces mesmo sae máis barato externalizar.
Dependencia do provedor. Se o provedor é malo e queres cambiar, pasarás por un período de transición incómodo. Elixe ben desde o principio.
Que preguntar antes de contratar
Cinco preguntas que che van dar información real:
Que pasa se a persoa asignada non encaixa? Resposta boa: "Cambiámola en X días sen custo". Resposta mala: "Iso non adoita pasar".
Como xestionades as baixas imprevistas? Resposta boa: "Temos persoal de reserva formado e en menos de 24 h hai substituto". Resposta mala: "Facemos o que podemos".
Quen será o meu contacto? Resposta boa: un nome e un teléfono directo. Resposta mala: "O departamento de atención ao cliente".
Podedes ensinarme perfís antes de empezar? Resposta boa: "Si, mandámosche currículos e podes entrevistalos se queres". Resposta mala: "Confía en nós".
Que empresas similares á miña tedes como clientes? Resposta boa: nomes concretos e permiso para contactar con elas. Resposta mala: "Moitas, pero son confidenciais".
Como se calcula o custo
O prezo depende das horas de cobertura que precises, de se é a xornada completa ou a media xornada e dos idiomas e a experiencia que lle pidas á persoa. Adoita incluílo todo: salario, seguros, xestión e substitucións.
Para comparalo con contratar no cadro de persoal non abonda con mirar o salario. Hai que sumar a seguridade social, a xestión de vacacións e baixas, as substitucións, a selección cando alguén se vai e as semanas sen cobertura. Con todo iso enriba da mesa, a diferenza adoita ser menor do que parece.
O máis práctico é pedir un orzamento co teu horario e as túas necesidades, e facer as contas con todos os factores antes de decidir.
Compénsache ou non?
A decisión adoita ser clara cando o pensas nestes termos.
Externalizar ten sentido se o problema é a xestión, é dicir, se o que che pesa é cubrir baixas, buscar substitutos, organizar vacacións ou repetir procesos de selección cada vez que alguén se vai.
Non ten tanto sentido se o problema é o custo. Se a túa principal preocupación é pagar o mínimo posible, a contratación directa adoita ser máis barata (aínda que a diferenza é menor do que parece).
E se o que queres é alguén que forme parte do equipo, que creza contigo e que vaia á cea de Nadal, contrata directamente. Iso non o dá un servizo externo.
Para quen ten sentido
Adoita encaixar en asesorías que precisan alguén de 9 a 14, en empresas industriais que queren cobertura completa e en despachos que só precisan reforzo cando a súa recepcionista está de baixa. En todos os casos, o que se busca é resolver a recepción sen engadir xestión ao día a día.
Se é o teu caso e estás en Galicia, podemos falar. Contámosche como o fariamos e canto custaría, sen compromiso e sen venderche o que non precisas.
