En outubro de 2024, Conxemar pechou con 27.080 visitantes de 110 países e máis de 750 expositores. Os 37.000 metros cadrados de IFEVI estaban esgotados e había lista de espera.
O expositor medio dedica meses a preparar o produto, negociar con compradores e deseñar o stand, pero moitos deixan para as últimas semanas unha decisión importante: quen vai estar alí.
Ademais do equipo comercial, fai falta xente que reciba os visitantes, que filtre, que repoña catálogos ou que atenda o comprador xaponés que non fala español.
Neste artigo repasamos os perfís que precisas nunha feira industrial e como calcular cantas persoas contratar.
O custo de equivocarte
O stand, a viaxe e o tempo dos teus comerciais custan moito diñeiro. Poñer alí xente que non sabe que facer, ou non poñer abonda, é tirar parte dese investimento.
Os catro perfís que funcionan
Nas feiras industriais de Galicia nas que traballamos, estes son os perfís que mellor funcionan:
1. Filtro cualificado
O seu traballo consiste en falar primeiro con quen se achega, detectar se é un cliente potencial, a competencia ou un curioso, e derivalo ou despedilo con amabilidade.
Un bo filtro libera os teus comerciais para que falen só con quen importa. Nunha feira grande de tres días, iso nótase no número de reunións útiles que saen do stand.
Perfil: alguén con facilidade de conversa, que entenda minimamente o teu sector (ou poida aprendelo nunha sesión informativa de 2 horas) e que non teña medo a preguntar "en que podo axudarlle?".
2. Apoio no stand
O seu traballo é que non falten catálogos, tarxetas, auga, café nin mostras, que a mesa estea recollida e que alguén se ocupe dos paquetes que cheguen a metade de feira.
Parece unha tarefa menor, pero se o teu comercial ten que ir buscar folletos no medio dunha conversa, córtaa e perde o ritmo, que nunha feira é fundamental.
Perfil: alguén organizado e discreto, que non precise instrucións cada 10 minutos.
3. Idiomas
Se a túa feira ten visitantes internacionais (Conxemar recibe xente de 110 países), precisas alguén que fale inglés con soltura, non cun "nivel medio".
Segundo o teu mercado, tamén pode facer falta portugués para compradores de Brasil e Portugal, francés para a África francófona ou alemán se traballas con distribuidores centroeuropeos.
Perfil: nivel acreditado ou demostrable. Se tes dúbidas, pide unha chamada de proba.
4. Coordinador de stand
Só se tes un stand grande (máis de 50 m²) ou varios perfís externos. O seu traballo é que todo o mundo saiba que facer, xestionar as quendas e resolver problemas sen que teñas que intervir ti.
Perfil: alguén con experiencia real en feiras, que coordinase equipos antes e que saiba improvisar.
Cantas persoas precisas
Non hai unha fórmula exacta, pero si referencias que funcionan:
| Tamaño de stand | Persoal de apoio | Notas |
|---|---|---|
| Ata 20 m² | 1–2 persoas | Máis o teu equipo comercial. Poden rotar funcións. |
| 21–50 m² | 2–3 persoas | Idealmente un filtro e un apoio. Se hai idiomas, suma un máis. |
| 51–100 m² | 3–5 persoas | Aquí xa precisas coordinador, aínda que sexa a tempo parcial. |
| Máis de 100 m² | 5 ou máis persoas | Coordinador dedicado, quendas claras e plan B para baixas. |
Importante: estas cifras son para o pico. A xente chega en ondadas, sobre todo a primeira hora e despois de comer. Se calculas para o fluxo medio, quedarás curto xusto cando máis o precisas.
Unha pregunta que convén facer
Cando contactes con provedores de persoal, hai unha pregunta que axuda moito a distinguir os bos:
"Traballastes antes nesta feira?"
Se a resposta é si, gañas moito:
- Coñecen a sede (onde están os baños, onde se come, onde hai cobertura)
- Teñen claros os horarios reais, non os do programa
- Xa trataron co persoal de seguridade, de limpeza e de montaxe
- Saben que problemas adoitan xurdir e como resolvelos
Iso non se aprende nunha sesión informativa, senón traballando alí.
A sesión informativa que funciona
Unha vez contratado o persoal, ten que saber que facer.
Unha sesión informativa eficaz cobre:
- Que fai a túa empresa (en dous minutos, non a historia completa)
- Que vendes nesta feira (produto concreto, non "solucións integrais")
- Quen é cliente e quen non (perfil do comprador ideal e sinais de que alguén non o é)
- Que facer en cada situación (a un interesado derívase ao comercial X, á competencia despídese cun sorriso e dun provedor anótase o contacto)
- Loxística (onde está o material, como se repón, quen ten as chaves, horarios de descanso)
Faino antes da feira, non o primeiro día ás 8 da mañá con todo o mundo nervioso.
Tres erros habituais
Contratar o xoves para unha feira que empeza o martes.
O bo persoal resérvase con semanas de antelación. Se chamas á última hora, quédaste con quen estea libre, que non sempre é o perfil que buscabas.
Non dar contexto.
"Estate no stand e atende" é demasiado vago para servir de instrución. Se non explicas que queres, non podes queixarte do resultado.
Ignorar a opinión do equipo.
O persoal de stand ve cousas que ti non ves: que preguntan os visitantes, que non entenden, que lles sorprende. Se non lles preguntas, perdes información que vale diñeiro.
Que inflúe no prezo
O custo depende sobre todo do número de persoas e das horas de feira. Tamén inflúen os idiomas e a experiencia de cada perfil, e se precisas alguén que coordine o equipo. Se a feira non é local, hai que sumar desprazamentos e dietas. En tempada alta custa máis atopar bos perfís, así que canta máis antelación teñas, máis fácil será pechar o equipo que queres.
O máis práctico é pedir un orzamento pechado cos datos da feira. Así comparas de verdade e evitas sorpresas na factura.
Para rematar
Conxemar, Navalia, Mindtech e as feiras industriais de IFEVI están cheas e con lista de espera.
Se vas investir en expoñer, inviste tamén no equipo que te representa. Non é o maior gasto da feira, pero pode marcar a diferenza no resultado.
Se expoñes en Galicia e precisas persoal, escríbenos. Traballamos en Conxemar, Navalia e eventos industriais en IFEVI, Palexco e ExpoCoruña. Coñecemos as sedes, os seus horarios e os problemas habituais, e traballamos con xente que repite connosco porque quere.
